ニュースレターに目的を持つとクレームだって減るのです

ニュースレターというツールをご存知でしょうか？

事務所通信などとして、
毎月や隔月など定期的に顧問先や取引先に送られる、
いわゆる会社新聞であります。

士業の方は、文章を書くことにも慣れているからか、
他の様々な業種業態に比べたら、
ニュースレターを発行している事務所が多いように感じられます。

多いのではありますが、
ニュースレターを発行する理由・目的については、
少しズレているというか、
間違っていることがよくあるようにも見受けられます。

もっというと、
ニュースレターを発行する理由や目的が、
はっきり答えられる事務所が少ないと思うのです。

 

目的なくニュースレターを発行している方が多い…

ニュースレターを発行した動機は、
「知り合いの事務所がニュースレターをやっているから」とか
「参加したセミナーでニュースレターは良いと聞いた」など、

良いものと感じられたであり、
（言い方悪いですが）何も考えず実行して、
それを愚直にやり続けているだけに過ぎないのです。

良さそうなことを実践する素直さは素晴らしいし、
「素直」は成功する第一条件なので、
それ自体を否定するのではありません。

 

しかし、事実としてあるのが、
素直に愚直に、
（言い方悪いですが）何も考えずに愚直に
やり続けている方たちのニュースレターの内容で
共通していることは……、

「自分の伝えたいこと」
「自分の伝えられること」

しか書かれていない……。、

自己満足であり、
自分（勝手）目線なニュースレター
が実に多いのです。

 

それでは読まれないし、
郵送などで届けられた人も、
どう反応してよいのか困ってしまいます。

かといって、

読みたいかと言われるとそうでもないし、

法律や士業の実務のことが書かれているとかだと、

難しくてよくわからない。

そんなことが繰り広げられているのが、
日本全国の士業のニュースレターのレベルであり
実情です。

 

そもそも、

ニュースレターを発行する理由・目的

って、持っていますか？

それすら持たないで、
ただやり続けている事務所が割と多いのです。

 

目的を明確にしてニュースレターを発行してみましょう

ひとつで構いません。
ニュースレターを発行する理由・目的
を持って発行してみることをおススメします。

 

理由や目的というと、
まず挙がるのは、

「お客さんを増やしたい」

ということ。

これも実現可能ですが、
ちょっと安直なので、
ここではもう少し、
具体的にイメージしていきましょう。

 

もっと違うことを理由や目的に
持っていても良いのです。

 

例えば、弊社でニュースレターを
プロデュースしたすると

『クレームが減った』と実感するクライアントは多いんです。

それは、弊社が制作していく際に、
クレームが減るための

• 内容
• 表現
• 写真
• 原稿
• デザイン

を意識しているからで、
ちゃんと目的を持って制作を進めているからなのです。

 

クレームが減ると、
スタッフが働くモチベーションが下がる理由が
ひとつ減ります。

なので、
離職率だって下がります。
（採用難のこの時代に離職率を下げるのは重要ですもんね）

離職率が下がるということは、
求人にかける広告費も減るし、
社長や幹部が面接や教育に割かねばならない時間も減るので、
利益率も当然アップします。

 

クレームを減らすということを
『目的』
として持って、
制作にのぞむことだって可能なのです。

なにもお客さんを増やすことだけが
作る目的ではないのです。

 

目的が明確になると、ニュースレターの内容が変わる

このような目的になったとしたら、
ニュースレターに書く内容も大きく変わってきます。

クレームを減らすには、
所長がもっと自分のことをさらけ出す必要があるかもしれません。

所内全体のスタッフを写真で登場させる必要が
出てくるかもしれません。

相手のことを知れば知るほど、
クレームは減るという心理があります。
それを有効に活用します。

なので、どこまで開示するかが大切になってきます。

さらに、ただ写真でスタッフを
登場させるだけでは足らず、
スタッフ紹介や、
スタッフが中心となった企画が
必要になってくるかもしれません。

ニュースレターに書かれたスタッフのプロフィールに、
読者と同じ趣味や、好きな事が書かれているのを目にしたら、
その読者はその先の文章を読まずにはいられなくなるはず。

例えば「猫が好き」ということが書かれていて、
飼っている猫も同じだったとしたら、
その人に対する親近感は圧倒的に高まり、
次会う機会があったら猫の話がしたいと思うはずです。

さらに文章には、猫に対する想いや、
子どもの頃の猫とのエピソードから
感じられるその人の性格が想像できたりしたら、
もうその読者はスタッフのことを、
かなり身近な人だと認識していることが予想されます。

 

上記のような感情を抱いた相手と、
一方、相手の情報が全く無い、
名前も知らなければ、趣味趣向も一切わからない。
ただ、その会社で働いていて、
うちの会社の経理業務を担当している人。

この両者が同じトラブルを起こしたとして、
怒りの感情が自然と収まるのはどっちだと思いますか？

 

プロフィールをしっかりと開示した
前者であるはずです。

 

情報を知っている相手の場合、
問題が起き、仮にその問題に対して
怒りが湧いたとしても、
冷静になるのも早いのです。

 

なにが言いたいのかというと、

スタッフの情報開示をニュースレターですることは、
ただ事務所の雰囲気を伝えるだけのものではなく、
事務所全体のクレームやトラブルを減らすための
リスク回避にもつながるという考え方だってある
ということなのです。

税法の改正や、
法律のことなど、
業務のことを書くよりは、

こうした目的や理由をしっかりと持って、
熱量を込めた表現方法を
模索していくことが必要なのです。

目的が上記のようになったとしたら、
法律や業務のことを偉そうに話したり、
持論を得意げに展開してる場合ではありません。

内容の再考をする必要があるのです。